Важнейшие факторы, которые следует учитывать при выборе программных решений для работы с PDF

Вот уже более двух десятилетий PDF является незаменимым инструментом, который гарантирует, что каждый сможет просмотреть те или иные документы, вне зависимости от того, на какой платформе он работает. Еще более значимым этот формат стал после глобального распространения концепции BYOD, предполагающей использование персональных устройств в рабочих целях. Многие из нас для просмотра документов в формате PDF делают выбор в пользу бесплатных программ, специально разработанных для чтения подобных файлов. Однако зачастую их функционала бывает недостаточно. Если вы хотите не только просматривать, но и создавать и редактировать PDF-файлы, то, возможно, пришло время перейти от простого средства для просмотра PDF к более многофункциональному PDF-редактору. Но к какому?

Конечно, у нас в Foxit есть свой любимчик. И мы не единственные, кто ставит PhantomPDF на первое место. Более 525 миллионов пользователей и широко известных по всему миру компаний, таких как Google, Amazon и Dell, выбирают именно наше решение для редактирования PDF.

Не удивительно, что в числе лучших вариантов был и Adobe Acrobat. Однако этот пакет программ является самым дорогостоящим, что делает его недоступным для большинства физических лиц и малых предприятий. Даже предприятия среднего размера и крупные корпорации противятся ценам за лицензионную продукцию компании Acrobat. В ответ на это рынок наполнили предложения с другими PDF-редакторами в самых разнообразных ценовых категориях.

Далее мы собрали самые важные, по нашему мнению, характеристики для PDF-редактора (особенно если вы приобретаете его для работы).

Удобство использования

Программное обеспечение с интуитивно понятным интерфейсом совершенно необходимо для пользователей любого уровня. Даже самые типовые задачи должны выполняться с легкостью, иначе пользователи ни за что не перейдут к более сложным функциям. В выбранном вами PDF-редакторе все типовые инструменты должны быть выдвинуты на первый план в виде привычного и понятного интерфейса, который впоследствии можно без особых усилий расширить по своему усмотрению.

Способность создавать и редактировать PDF-файлы

Как уже упоминалось ранее, если вы хотите делать нечто большее, чем просто просматривать файлы в формате PDF, то PDF-редактор вам просто необходим. При выборе подобного редактора ищите тот, в котором представлены знакомые функциональные возможности для вёрстки, такие как ввод текста и изображений; вставка объектов, изображений и видео; а также пересчет положения элементов, как в текстовом процессоре.

У вас должна быть возможность изменять макет документа, передвигая текстовые блоки, изменяя их размер и выравнивание самого текста. И PDF-редактор должен быть достаточно умен, чтобы по мере вносимых вами изменений автоматически подстраивать положение текста в блоке.

Как уже упоминалось ранее, если вы хотите делать нечто большее, чем просто просматривать файлы в формате PDF, то PDF-редактор вам просто необходим. При выборе подобного редактора ищите тот, в котором представлены знакомые функциональные возможности для вёрстки, такие как ввод текста и изображений; вставка объектов, изображений и видео; а также пересчет положения элементов, как в текстовом процессоре.

Наконец, профессиональные документы должны быть динамичными и многофункциональными с возможностью добавления штампов, водяных знаков, верхних и нижних колонтитулов и т.д., чтобы у вас не возникало необходимости возвращаться к обычному программному обеспечению для редакционно-издательских работ.

Сканирование и оптическое распознавание символов

Если вы стремитесь к безбумажному делопроизводству, то вам определенно необходим PDF-редактор, подключаемый к сканеру для оцифровки бумажных документов и их конвертации в редактируемые PDF-файлы.
Возможности системы оптического распознавания символов (OCR) позволяют превращать изображения документов (чем является большая часть сканов) в полноценный редактируемый текст. Самые лучшие PDF-редакторы даже способны распознавать символы и слова на рисунках.

Совместная работа

Совместная работа с документами очень важна, поэтому выбирайте PDF-редактор, который позволяет подключать сразу несколько пользователей. В нем должны присутствовать такие функции, как коллективное рецензирование и аннотирование, необходимые для каждодневных рабочих процессов команды.
Также PDF-редактор должен обеспечивать возможность открывать и работать с PDF-файлами из общих корпоративных систем управления и облачных хранилищ.

Функции безопасности

Исследования показали, что три четверти от всех организаций каждую неделю создают документы, содержащие конфиденциальную информацию. Если вы находитесь в их числе, то вам точно нужны такие функции безопасности, как защита PDF-файла паролем и ограничение таких возможностей, как печать, заполнение форм или изменение документа. Возможно, вам даже необходимо создание сертификатов защиты, где указаны допуски для каждого отдельного сотрудника. Учитывая, что наш мир с каждым днем все крепче связан со всемирной паутиной, определенно стоит задуматься о программном обеспечении для работы с PDF, позволяющем изменять разрешения и полностью закрывать доступ к файлу даже после его публикации.

Мобильность

Концепция BYOD предполагает использование личных смартфонов и планшетов в рабочих целях. Выбирайте PDF-редактор, который позволит вам просматривать и рецензировать файлы вне зависимости от того, какое устройство вы для этого используете. PDF-редактор, предлагающий отдельное приложение для мобильных устройств, означает, что его создатели серьезно относятся к вашим потребностям в мобильности и свободе перемещения.

Поддержка и обслуживание клиентов

В определенные моменты бывает крайне необходимо поговорить со знающим человеком. PDF-редактор должен сопровождаться качественным обслуживанием и поддержкой клиентов. Вы имеете право получать помощь тогда, когда вам это нужно.
С нашей стороны было бы серьезным упущением не воспользоваться представившейся возможностью и не заметить, что PhantomPDF предлагает все эти функции и многое другое. Поэтому, если вам нужен полноценный редактор PDF, советуем добавить наши решения в список кандидатов для финального рассмотрения.