В данном разделе вы найдете материалы по продуктам Foxit PhantomPDF Standard и Business.

Основные способы, с помощью которых Foxit помогает повысить продуктивность IT-отделов

Не новость, что большинство IT-подразделений по уши завалены новыми и текущими предложениями. По данным исследований, следующие вопросы являются главной головной болью IT-отделов:

  • Безопасность. Ненадежные пароли, такие как «password123» — это бесконечный источник проблем для IT-отделов. Ваши сотрудники могут быть осведомлены о важности использования более эффективных паролей; однако специалисты IT-подразделения все равно всегда должны оставаться начеку. Это предполагает внедрение процессов и программ для усиления безопасности информационных сетей, применение правил, заставляющих конечных пользователей регулярно менять свой пароль, и внедрение системы однократного входа для уменьшения количественного разрастания слабых паролей.
  • Предотвращение утечек информации. Специалисты по информационным технологиям непрестанно работают над внедрением более безопасных методов шифрования данных и расширением возможностей управления данными, включая контроль за соблюдением установленных требований.
  • Решение проблем с облачными хранилищами. В дополнение к восстановлению работоспособности IT-систем в случае аварии, резервному копированию и хранению данных специалисты IT-отдела постоянно отслеживают следующие моменты: Куда уходят данные компании? Используют ли конечные пользователи свои собственные облачные хранилища?
  • Глобальная стратегия BYOD. От определения правил и норм до идентификации особенностей стратегии BYOD, IT-отделы крайне агрессивно относятся к основной причине использования сотрудниками компании несанкционированных ресурсов и служб, то есть к сотрудникам, которые создают и используют внутри организации свои собственные решения и устройства без явного одобрения руководства.
  • Стандартизация решений для работы с PDF помогает устранить многие препятствия со стороны IT, предоставляя оптимизированные и безопасные альтернативы любым несанкционированным (теневым) ИТ-операциям. Технология Foxit помогает IT-отделам избавиться от проблем с конвертированием, редактированием, форматированием и хранением документов. Далее представлены некоторые основные способы, с помощью которых PDF Решения помогут вам и вашим специалистам по информационным технологиям:

    1. Автоматические обновления программного обеспечения. Благодаря установке стандартного PDF-редактора, такого как Foxit PhantomPDF, IT-отделу больше не придется следить за обновлениями программного обеспечения для работы с PDF. Подписка Foxit обеспечивает эти процессы автоматически. Вы получаете обновления сразу же после их выхода, что избавляет IT-отдел от необходимости полномасштабных действий по обновлению программ во всей организации.

    2. Защита ваших документов. Принятие в качестве стандарта организации грамотно разработанных PDF-решений защищает ваши документы от атак недоброжелателей. Это значительно повышает безопасность компании и сокращает количество потенциальных уязвимостей. Решения от Foxit включают в себя инструменты, которые позволят IT-отделу защищать PDF-документы (по одному или партиями) с помощью:

  • Управления правами на доступ к данным
  • Службы управления правами Active Directory от Microsoft
  • Динамических водяных знаков и редакции входных данных
  • Шифрования паролей до 256-битного AES, позволяющего скрыть документы от любопытных взглядов
  • Подписей, подтверждающих должность и уровень полномочий пользователя в организации
  • 3. Низкое потребление ресурсов. Чем меньше ресурсов потребляет программное обеспечение, тем лучше это для IT-отдела. К слову, многие специалисты в области информационных технологий предпочитают foxit reader именно из-за его малого веса и высокой скорости работы. Так почему бы не использовать эти программы для всей компании?

    Когда речь идет о необходимости помочь IT-отделам сконцентрироваться на их основных задачах (и решении вполне реальных проблем, таких как недостаток средств обеспечения безопасности), имеет смысл рассмотреть любые предложения и инициативы.

Почему пора прекратить сканировать документы в черно-белом формате

Сегодня многие до сих пор сохраняют отсканированные документы в виде файлов с изображениями, таких как TIFF, JPEG, PNG и BMP. Если вы тоже так делаете, знайте, вы просто создаете рисунок своего документа, который является исключительно визуальным представлением и ничем больше. Такой файл не допускает возможность поиска. Он не доступен для лиц с ограниченными возможностями и имеет множество недостатков.

Иногда в результате такого сканирования вы получаете беспорядочное множество разнообразных форматов изображений, которые лишь усложняют работу.

Другим серьезным недостатком такого подхода является отсутствие метаданных. Конечно, есть варианты размещения некоторых метаданных в файлах в формате TIFF. Но для JPEG это совершенно невозможно. По этой причине во многостраничных отсканированных документах вы в итоге получаете и JPEG, и TIFF-файлы.

Последний, но не менее важный недостаток заключается в том, что эти «документы» совершенно не доступны для лиц с ограниченными возможностями. В общем, такой результат непозволителен для современной компании. Приемлемым является формат PDF. И на то есть целый ряд причин.

Формат PDF основан на стандарте ISO 32000, в который включено все, что нужно

Согласно Международной организации по стандартизации, ISO 32000 «определяет цифровую форму для представления электронных документов, позволяющую пользователям обмениваться и просматривать электронные документы, вне зависимости от среды, в которой они были созданы, или среды, в которой они просматриваются или печатаются».

PDF обеспечивает сжатие без потерь

PDF обеспечивает сжатие черно-белых документов без потерь, благодаря чему качество изображения одинаково на любом экране и при любом количестве пикселей. Сравните его с отсканированной страницей, и вы увидите качество. И не заметите никакой разницы.

Слои PDF идеально воссоздают любой документ

Отсканировав документы в черно-белом виде, вы можете преобразовать их в PDF, что сделает их меньше и доступными для поиска. Также вы сможете уменьшить общий размер архива цветных документов. В любом случае такой подход позволит вам сэкономить пару-тройку гигабайт.

Иногда крохотные детали могут серьезно усложнить процесс сканирования документов. К примеру, маркетинговые материалы. Как правило, они состоят из черно-белых, а иногда и цветных, текстовых символов. Часто можно встретить различные изображения, например, логотип компании, где цвета и текст соединены вместе.

И ни одна схема сжатия недаст сделать такой документ небольшим по размеру и при этом сохранить текст в идеальном виде. PDF позволяет использовать многоуровневую структуру и сегментировать такое изображение на упорядоченные данные, которые можно проработать слой за слоем, выбрав наилучшую применимую схему сжатия. Это может быть JPEG или даже TIFF Group 4. В PDF доступно все.

Здесь слои отсортированы иначе, чем, к примеру, в JPEG, где будут проблемы в текстовой части, или TIFF, где возможны проблемы в отношении изображений. Мы сегментируем все эти слои и соответствующим образом их классифицируем. Фоновый слой — это простое изображение документа, которое может быть сжато в JPEG или JPEG 2000. Средний слой — это извлеченный черно-белый текст. Передний слой содержит в себе цвета, относящиеся к тому или иному участку текста. Все эти слои накладываются друг на друга и автоматически объединяются в любой программе для просмотра PDF, благодаря которой мы видим идеальный документ. В то же время становится возможным значительное сжатие слоев, поскольку они отсортированы в соответствии со специализированной системой сжатия.

Файлы формата PDF доступны для лиц с ограниченными возможностями

Во многих государствах действуют законы, согласно которым разрабатываемая или приобретаемая электронная информация должна быть доступна для людей с нарушениями зрения или слуха. Многие предприятия и частные организации также переняли данную политику

Итак, больше не нужно сканировать документы в черно-белом виде. Вы можете делать сканы в формате PDF, сохраняя все цвета и особенности. Полученный файл будет гораздо качественнее и меньше по весу, чем визуальное отображение в формате TIFF. Кроме того, с форматом PDF удобно работать всем категориям граждан.

Важнейшие факторы, которые следует учитывать при выборе программных решений для работы с PDF

Вот уже более двух десятилетий PDF является незаменимым инструментом, который гарантирует, что каждый сможет просмотреть те или иные документы, вне зависимости от того, на какой платформе он работает. Еще более значимым этот формат стал после глобального распространения концепции BYOD, предполагающей использование персональных устройств в рабочих целях. Многие из нас для просмотра документов в формате PDF делают выбор в пользу бесплатных программ, специально разработанных для чтения подобных файлов. Однако зачастую их функционала бывает недостаточно. Если вы хотите не только просматривать, но и создавать и редактировать PDF-файлы, то, возможно, пришло время перейти от простого средства для просмотра PDF к более многофункциональному PDF-редактору. Но к какому?

Конечно, у нас в Foxit есть свой любимчик. И мы не единственные, кто ставит PhantomPDF на первое место. Более 525 миллионов пользователей и широко известных по всему миру компаний, таких как Google, Amazon и Dell, выбирают именно наше решение для редактирования PDF.

Не удивительно, что в числе лучших вариантов был и Adobe Acrobat. Однако этот пакет программ является самым дорогостоящим, что делает его недоступным для большинства физических лиц и малых предприятий. Даже предприятия среднего размера и крупные корпорации противятся ценам за лицензионную продукцию компании Acrobat. В ответ на это рынок наполнили предложения с другими PDF-редакторами в самых разнообразных ценовых категориях.

Далее мы собрали самые важные, по нашему мнению, характеристики для PDF-редактора (особенно если вы приобретаете его для работы).

Удобство использования

Программное обеспечение с интуитивно понятным интерфейсом совершенно необходимо для пользователей любого уровня. Даже самые типовые задачи должны выполняться с легкостью, иначе пользователи ни за что не перейдут к более сложным функциям. В выбранном вами PDF-редакторе все типовые инструменты должны быть выдвинуты на первый план в виде привычного и понятного интерфейса, который впоследствии можно без особых усилий расширить по своему усмотрению.

Способность создавать и редактировать PDF-файлы

Как уже упоминалось ранее, если вы хотите делать нечто большее, чем просто просматривать файлы в формате PDF, то PDF-редактор вам просто необходим. При выборе подобного редактора ищите тот, в котором представлены знакомые функциональные возможности для вёрстки, такие как ввод текста и изображений; вставка объектов, изображений и видео; а также пересчет положения элементов, как в текстовом процессоре.

У вас должна быть возможность изменять макет документа, передвигая текстовые блоки, изменяя их размер и выравнивание самого текста. И PDF-редактор должен быть достаточно умен, чтобы по мере вносимых вами изменений автоматически подстраивать положение текста в блоке.

Как уже упоминалось ранее, если вы хотите делать нечто большее, чем просто просматривать файлы в формате PDF, то PDF-редактор вам просто необходим. При выборе подобного редактора ищите тот, в котором представлены знакомые функциональные возможности для вёрстки, такие как ввод текста и изображений; вставка объектов, изображений и видео; а также пересчет положения элементов, как в текстовом процессоре.

Наконец, профессиональные документы должны быть динамичными и многофункциональными с возможностью добавления штампов, водяных знаков, верхних и нижних колонтитулов и т.д., чтобы у вас не возникало необходимости возвращаться к обычному программному обеспечению для редакционно-издательских работ.

Сканирование и оптическое распознавание символов

Если вы стремитесь к безбумажному делопроизводству, то вам определенно необходим PDF-редактор, подключаемый к сканеру для оцифровки бумажных документов и их конвертации в редактируемые PDF-файлы.
Возможности системы оптического распознавания символов (OCR) позволяют превращать изображения документов (чем является большая часть сканов) в полноценный редактируемый текст. Самые лучшие PDF-редакторы даже способны распознавать символы и слова на рисунках.

Совместная работа

Совместная работа с документами очень важна, поэтому выбирайте PDF-редактор, который позволяет подключать сразу несколько пользователей. В нем должны присутствовать такие функции, как коллективное рецензирование и аннотирование, необходимые для каждодневных рабочих процессов команды.
Также PDF-редактор должен обеспечивать возможность открывать и работать с PDF-файлами из общих корпоративных систем управления и облачных хранилищ.

Функции безопасности

Исследования показали, что три четверти от всех организаций каждую неделю создают документы, содержащие конфиденциальную информацию. Если вы находитесь в их числе, то вам точно нужны такие функции безопасности, как защита PDF-файла паролем и ограничение таких возможностей, как печать, заполнение форм или изменение документа. Возможно, вам даже необходимо создание сертификатов защиты, где указаны допуски для каждого отдельного сотрудника. Учитывая, что наш мир с каждым днем все крепче связан со всемирной паутиной, определенно стоит задуматься о программном обеспечении для работы с PDF, позволяющем изменять разрешения и полностью закрывать доступ к файлу даже после его публикации.

Мобильность

Концепция BYOD предполагает использование личных смартфонов и планшетов в рабочих целях. Выбирайте PDF-редактор, который позволит вам просматривать и рецензировать файлы вне зависимости от того, какое устройство вы для этого используете. PDF-редактор, предлагающий отдельное приложение для мобильных устройств, означает, что его создатели серьезно относятся к вашим потребностям в мобильности и свободе перемещения.

Поддержка и обслуживание клиентов

В определенные моменты бывает крайне необходимо поговорить со знающим человеком. PDF-редактор должен сопровождаться качественным обслуживанием и поддержкой клиентов. Вы имеете право получать помощь тогда, когда вам это нужно.
С нашей стороны было бы серьезным упущением не воспользоваться представившейся возможностью и не заметить, что PhantomPDF предлагает все эти функции и многое другое. Поэтому, если вам нужен полноценный редактор PDF, советуем добавить наши решения в список кандидатов для финального рассмотрения.